Lập vi bằng giao nhận thông báo triệu tập cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp thường niên mỗi năm một lần. Vậy thông báo triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có cần lập vi bằng không? Để trả lời cho câu hỏi đó mời quý bạn đọc theo dõi bài viết Lập vi bằng giao nhận thông báo triệu tập cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông như sau.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020

• Nghị định 08/2020/NĐ-CP tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.

• Thông tư 05/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.

Vi bằng là gì? 

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay thì khái niệm vi bằng cũng như giá trị pháp lý của nó được ghi nhận tại nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại như sau: “Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”.

Dựa trên khái niệm này thì không phải chủ thể nào cũng có thầm quyền lập vi bằng mà chức năng này được chỉ định riêng cho Thừa phát lại. Đây là một chức danh bổ trợ tư pháp có tính chất gần giống với thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư, công chứng viên… Công việc của Thừa phát lại cũng liên quan trực tiếp và tạo ra những hệ quả pháp lý nhất định đến các chủ thể trong vi bằng. Do đó, tuy không phải là công chức, không phải người đại diện cho nhà nước nhưng thừa phát lại được tuyển chọn và bổ nhiệm theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt.

Tại sao nên lập vi bằng

– Thứ nhất, vi bằng sẽ là căn cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án. Trường hợp hai bên xảy ra tranh chấp dân sự hoặc hành chính, vi bằng sẽ được tòa án xem xét là một chứng cứ để đưa ra phán quyết. Thông thường, trong tố tụng dân sự thì để bảo vệ cho quyền lợi của mình các bên phải tự thu thập và đưa ra các chứng cứ trước tòa án. Tòa án không tự mình thực hiện hoạt động thu thập chứng cứ mà chỉ đưa ra nhận định dựa trên các tài liệu được giao nộp. Chứng cứ khi được giao nộp cũng phải dựa trên sự thật cũng như có giá trị pháp lý thì tòa án mới căn cứ vào đó để giải quyết vụ án. Trong một số trường hợp khi thu thập được một số vật có liên quan đến vụ án các bên còn phải thực hiện một số thủ tục nhằm xác định rõ giá trị chứng cứ của chúng. Tùy theo từng trường hợp mà các bên sẽ phải thực hiện các công việc như giám định, định giá…… Những thủ tục này sẽ gây tốn kém rất nhiều thời gian và tiền của các bên. Do đó, thay vì đến khi tranh chấp các bên thực hiện các thủ tục tốn kém để khởi kiện thì có thể lập vi bằng tại thời điểm giao dịch. Vi bằng được lập hợp pháp sẽ sẽ được tòa án coi là chứng cứ mà không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào khác.

– Thứ hai, vi bằng là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. khi tham gia vào các giao dịch hoặc khi các sự kiện xảy ra mà có thể gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của mình, các bên nên cân nhắc lập vi bằng để có được căn cứ hợp pháp trước tòa án. Không những thế vi bằng cũng mang lại giá trị cho việc thực hiện các giao dịch theo đúng quy định pháp luật. Qua thực tiễn tư vấn pháp luật về vi bằng, thừa phát lại chúng tôi nhận thấy Các trường hợp dưới đây bạn nên lập vi bằng để làm chứng cứ.

Đại hội cổ đông là gì?

Đại hội đồng cổ đông được hiểu là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Các cổ đông có quyền biểu quyết có thể trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông được triệu tập họp ít nhất mỗi năm một lần theo quyết định của Hội đồng quản trị hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc theo yêu cầu của Ban kiểm soát trong trường hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của người quản lý hoặc trong các trường hợp khác do điều lệ công ty quy định.

Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp hội đồng quản trị không triệu tập thì Ban kiểm soát phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng có quyền thay thế Hội đồng quản trị, ban kiểm soát triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

Thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông, chương trình nghị sự được gửi cho các cổ đông ít nhất 15 ngày trước ngày khai mạc Đại hội. Các tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông được gửi cho các cổ đông hoặc đăng trên trang thông tin điện tử của Công ty. Trong thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông sẽ ghi rõ địa chỉ trang thông tin điện tử đăng tài liệu Đại hội đồng cổ đông để cổ đông tiếp cận.

Đây là loại vi bằng Thừa phát lại ghi nhận sự kiện, hành vi người có thẩm quyền của doanh nghiệp thực hiện việc giao thông báo về việc triệu tập cuộc họp của Đại hội cổ đông cho những người có quyền tham dự cuộc họp.

Thừa phát lại không phải là người thực hiện việc giao văn bản thông báo mà chỉ là người ghi nhận việc giao văn bản thông báo. Vì vậy, Thừa phát lại phải ghi nhận một cách trung thực, khách quan về thời gian, địa điểm diễn ra sự việc giao nhận thông báo, kết quả giao nhận thông báo.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại không thể kiểm tra giấy tờ tùy thân của người được nhận thông báo, vì vậy, Thừa phát lại cần chụp ảnh người đã nhận thông báo đó hoặc có thể quay phim toàn bộ quá trình giao nhận thông báo. Trong trường hợp giao nhận trực tiếp, Thừa phát lại nên tư vấn cho người giao nhận thông báo lập biên bản giao nhận, có chữ ký của người giao và người nhận. Biên bản này là tài liệu đính kèm vi bằng.

Trường hợp người được nhận thông báo không nhận thông báo hoặc vắng mặt thì vi bằng cần ghi rõ nội dung ” người được nhận thông báo không nhận”  hoặc ” người được nhận thông báo vắng mặt tại địa điểm thông báo”. Đồng thời, Thừa phát lại tư vấn cho cho người giao thông báo tiến hành dán thông báo tại nơi ở của người được thông báo và Thừa phát lại phải ghi lại toàn bộ quá trình dán thông báo vào vi bằng. Thừa phát lại chụp ảnh quay phim quá trình dán thông báo của người giao thông báo để làm tài liệu đính kèm vi bằng.

LIÊN HỆ

• Địa chỉ : Số 30 Trần Quốc Hoàn, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
• Hotline : 0913 047 089 - 0981 336 138
• Website : www.thuaphatlai24h.com.vn